Die digitale Transformation der Rechnungsstellung in Spanien ist bereits unvermeidlich. Mit Inkrafttreten des VERI*FACTU-Systems müssen alle Unternehmer und Freiberufler sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellungssysteme den neuen technischen und rechtlichen Anforderungen entsprechen.

VERI*FACTU: Was Selbstständige und kleine Unternehmen wissen müssen

Ab 2026 müssen alle Selbstständigen und KMU ihre Rechnungen mit einer zertifizierten Software ausstellen, die den Standards des VERI*FACTU-Systems entspricht, das von der AEAT (Steuerbehörde) genehmigt wurde.

Was ist VERI*FACTU?

Es handelt sich um ein neues IT-Rechnungsstellungssystem, das:

• sicherstellt, dass Rechnungen nicht geändert oder gelöscht werden können.
• Auf Wunsch ermöglicht es die automatische Übermittlung der Rechnungsdaten an die Steuerbehörde.
• Es schreibt vor, dass jede Rechnung einen QR-Code und ein Verifizierungszeichen aufweisen muss, um ihre Echtheit zu bestätigen.

Zusammenfassend: Die Steuerbehörde möchte, dass alle angegebenen Einnahmen nachvollziehbar, transparent und überprüfbar sind.

Wichtige Termine

Datum Betroffene Was bedeutet das?

1. Januar 2026 Unternehmen und Gesellschaften Beginnen mit der Ausstellung von Rechnungen mit dem VERI*FACTU-System.

1. Juli 2026 Selbstständige und Freiberufler Frist für die Umstellung.

Wer ist davon betroffen?

Alle, die Rechnungen ausstellen:

• Selbstständige, Freiberufler und KMU.
• Geschäfte, Werkstätten, Akademien, Restaurants, Beratungsunternehmen usw.

Schritte, die kleine Unternehmen und Selbstständige befolgen müssen

1. Überprüfen Sie Ihre Rechnungsstellungssoftware.
2. Überprüfen Sie, ob das von Ihnen verwendete Programm (Factusol, Contasimple, Holded usw.) an VERI*FACTU angepasst wird.
3. Wenn Sie Rechnungen in Excel oder manuell ausstellen, müssen Sie das System wechseln.
4. Wenden Sie sich an Ihren Anbieter oder Berater.
5. Fragen Sie, ob Ihr Tool dem Königlichen Dekret 1007/2023 entspricht und ob es die automatische Übermittlung an die AEAT (spanische Steuerbehörde) unterstützt.
6. Planen Sie die Umstellung vor dem Sommer 2025.
7. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute: Es wird eine große Nachfrage nach Updates geben.
8. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter oder sich selbst.
9. Lernen Sie, wie Sie Rechnungen mit QR-Code ausstellen und wie Sie überprüfen können, ob das System zertifiziert ist.
10. Stellen Sie Testrechnungen aus.
11. Stellen Sie vor 2026 einige Rechnungen im VERI*FACTU-Modus aus, um die Funktionsweise zu testen und Fehler zu korrigieren.
12. Bewahren Sie Rechnungen und Aufzeichnungen auf.
13. Das System muss die Rückverfolgbarkeit 4 Jahre lang gewährleisten. Löschen oder ändern Sie keine bereits ausgestellten Rechnungen.
14. Prüfen Sie, ob Sie von der Regelung ausgenommen sind.
15. Wenn Sie unter die Modul- oder Vereinfachungsregelung fallen, kann Ihr Fall anders gelagert sein.

Was passiert, wenn Sie sich nicht anpassen?

• Risiko von Strafen, wenn Ihre Software nicht gesetzeskonform ist.
• Mögliche Probleme mit Mehrwertsteuerabzügen oder -rückerstattungen.
• Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit Unternehmen, die verifizierte Systeme verwenden (diese verlangen gültige VERI*FACTU-Rechnungen).